Egy iroda tökéletesen működése érdekében, szükség van arra, hogy minden berendezés és használati tárgy a helyén legyen. Például, ha nincs bekötve a telefon, akkor nem lehet elérni az ott dolgozókat, ha pedig nincs elegendő faxpapír, a fax fogadásról lehet lemondani.
Sokan azt gondolnák, hogy a fax és a faxpapír már kiment a divatból, de ez nem így van, hiszen még a nagyobb vállalatok is szokták használni. A berendezés használata egyszerű, tulajdonképpen úgy működik mint egy telefon, csak éppen kézzel fogható üzenetet lehet vele küldeni és fogadni.
Fontos, hogy mindig áram alatt legyen a készülék és természetesen be is legyen kapcsolva, hiszen csak így lehet használni. A faxolás már régóta ismert adatátviteli forma, ennek ellenére még mindig sokan alkalmazzák. A helyes használathoz az is fontos, hogy jó minőségű faxpapír legyen a készülékben.
A faxok szervizelésére is van lehetőség, valamint alkatrészeket is könnyen lehet hozzájuk vásárolni, csak annyit kell pontosan tudni, hogy milyen modellről van szó.